Managementadvies: Richting – Route – Resultaat
linkedin twitter
Perficio  »  Nieuws  »  Een succesvolle bijeenkomst vraagt om goed dagvoorzitterschap

Een succesvolle bijeenkomst vraagt om goed dagvoorzitterschap

Je organiseert een bijeenkomst met lezingen van verschillende sprekers. Je stelt een inhoudelijk programma samen, benadert sprekers en zorgt voor een geschikte locatie. Als dit geregeld is, heb je de basis gelegd. Maar wie gaat het programma aan elkaar praten en bewaakt het tijdspad? Gaan we dit zelf doen of benaderen we hiervoor een professionele dagvoorzitter? Soms kan het een voordeel zijn om een dagvoorzitter van buiten de organisatie deze taak te laten vervullen. Deze persoon staat buiten de cultuur van het bedrijf of de sector en kan daardoor dingen zeggen of vragen die anders niet gezegd of gevraagd zouden worden. René Mol heeft veel ervaring met dagvoorzitterschap en weet wat daarbij komt kijken.

Goede voorbereiding

“Bij de organisatie van een succesvolle bijeenkomst heeft de dagvoorzitter een rol als regisseur en zorgt ervoor dat het totale programma goed doorloopt. Belangrijk is daarbij het tijdspad goed te bewaken. Eén van de valkuilen is dat het programma uitloopt en deelnemers afhaken. Als dagvoorzitter is het daarnaast essentieel om je goed voor te bereiden zodat je inhoudelijk op de hoogte bent van het onderwerp dat centraal staat. Dat kan bestaan uit een voorgesprek met de sprekers, inlezen op de materie en vragen opstellen voor een eventuele discussie of interactie met de aanwezigen,” aldus René Mol.

Mindmapping geeft structuur

“In de rol van dagvoorzitter vind ik het belangrijk om goed in te spelen op wat er tijdens de bijeenkomst speelt en daarop te anticiperen. Zo moet je aanvoelen hoe de sfeer in de zaal is en ingrijpen als het te saai of onduidelijk wordt of als er adders onder het gras voelbaar zijn. Deels is dat intuïtie en gevoel voor goede timing om op het juiste moment in te grijpen of over te gaan op een ander onderwerp. Mijn doel is om het programma op een goede wijze vorm te geven en te voorkomen dat we teveel uitweiden of zaken aanhalen die niet direct verband hebben met het thema. Daarnaast is een goede verslaglegging belangrijk. Ik maak daarbij gebruik van MindMapping. Het voordeel is dat je hiermee in één oogopslag hoofd- en bijzaken kunt onderscheiden. Het helpt om de besproken onderwerpen te structureren en draagt ook direct bij aan een goede opvolging van de actiepunten.”

Een bijeenkomst is succesvol als mensen er later nog naar refereren

“Een bijeenkomst is voor mij succesvol als het doel dat de organisatie heeft gesteld is bereikt. Dat doel kan heel uiteenlopend zijn. Soms wil een organisatie input ophalen door een discussie aan te gaan met stakeholders, een andere keer is het meer gericht op kennisdeling of verbinding. Maar wat voor een bijeenkomst het ook is, het is een succes als de deelnemers geboeid zijn, zich betrokken voelen en jaren later nog refereren naar dat moment. Dat is waar ik samen met organisaties voor ga.”



© 2018     PERFICIO ADVISEURS B.V.     |    Privacy Statement