Vergaderen, hoe kan het ook anders?

Ze duren te lang, er vallen geen besluiten, je wordt er suf en lusteloos van en het zijn altijd dezelfden die steeds aan het woord zijn. Alle clichés over vergaderen zijn wetenschappelijk bewezen. Waarom doen we het dan nog steeds?

Alternatieve manieren

Rob Beckers van Centraal Beheer stelde een verplicht vergaderloze week in en liet alle vergaderingen uit de agenda’s van zijn mensen schrappen. In die week werd duidelijk waar vergaderingen in de eerste plaats voor bedoeld zijn; om informatie uit te wisselen of samen problemen op te lossen. Het werd ook duidelijk dat daar alternatieve manieren voor te vinden zijn.

Bij gebrek aan een geplande meeting, stapten werknemers met hun vraag direct naar een collega toe of belegden informele besprekingen van een paar minuten om even te overleggen. Wat Becker zelf opviel in die week was dat hij opeens tijd overhad om op de werkvloer rond te lopen en te kijken wat daar speelde.

Twijfel aan het nut

Een van de grootste nadelen van vergaderingen is dat het veel tijd kost. Gemiddeld vergadert een Nederlandse werknemer 6,5 uur per week. Dat kost 60 miljard euro aan loon per jaar. Van de deelnemers twijfelt 44% aan het nut van de meeste vergaderingen.

Wie veel in meetings zit, heeft geen tijd om ander werk te doen. Anti-vergadergoeroe Tony Crabbe zegt in zijn TED-talk bovendien dat het helemaal niet efficiënt is om van vergadering naar vergadering te gaan. ‘In het eerste deel van je tweede meeting zit je met je gedachten nog in de eerste’, zegt hij. ‘Dat maakt dat je de tijd die je daar zit dus niet efficiënt besteedt.’

Anders vergaderen

Moeten we dan maar helemaal niet meer vergaderen? Zeker wel. In organisaties moet besluitvorming transparant zijn en besluiten formeel vastgelegd worden. Bovendien kunnen bijeenkomsten waar deelnemers elkaar kennen en vertrouwen tot open gedachtewisseling leiden waar creatieve oplossingen uit voort kunnen komen.

Workshop Effectief vergaderen

Op dinsdagmiddag 9 oktober organiseert Perficio een workshop Effectiever vergaderen waarin je kennismaakt met verschillende vormen van overleg en ga je hiermee aan de slag.

Tijdens deze workshop:

• Krijg je inzicht in andere vormen van overleg. Een krachtig instrument om je organisatie te leiden en de rol en bijdrage van medewerkers zichtbaar te maken in relatie tot de doelstelling van de organisatie.
• Doe je kennis en ervaring op over deze nieuwe overlegvormen waarmee je gemakkelijker de vertaalslag kunt maken naar je eigen organisatie.
• Leer je op welke wijze deze vormen van overleg bijdragen aan de ontwikkeling van resultaatgerichte teams en de feedbackcultuur binnen jouw organisatie.
• Ga je zelf aan de slag waarbij je in contact komt met managers van uiteenlopende (profit en non-profit) organisaties.

Meer informatie en aanmelden

Bron: mt.nl